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モノ作りをトラブル最小限にスムーズに行うために

· DeepValley

こんにちは、DeepValley国久です。

暦の上では春ですが、先週末は都内で雪が降るなど、まだまだ寒く油断大敵ですね。

私は南国出身なので寒さに慣れてないのですが、今年は暖冬ですし、コートが着られるのもこの時期だけなので、あとちょっとは我慢できそうな気分です。

さて、今回は少しいつもと違った内容を書いてみようと思います。

皆さま、「属人化リスク」ってご存知ですか?

まず、属人化とは・・・

“企業などにおいて、ある業務を特定の人が担当し、その人にしかやり方が分からない状態になることを意味する表現。多くの場合批判的に用いられ、誰にでも分かるように、マニュアルの作成などにより「標準化」するべきだとされることが多い。企画・開発業務など、属人化されているのが一般的と言われる業務もある。”

(Weblio辞書より引用)

つまり、属人化リスクとは、「担当者しか分からない」状況により、業務がブラックボックス化すること、それにより

  • その担当者に業務が集中してしまい負荷がかかってしまうこと
  • 不測の事態などでその担当者が対応できず、ビジネス上の損失が生じること(売上、信頼、リソースなど)
  • その会社の営業活動や経営活動によって得られた「知識」や「知見」が失われること

上記3点がリスクとして挙げられるのではないかと思います。

属人化は辞書にもある通り専門職によくあることなのですが、こうして見ると会社が大きければ大きいほどリスクも大きいですよね。人手不足もありますしね。

上記3点はどれも関連して連鎖的に起きるので、組織が非常に疲弊しますし、組織が疲弊すると離職率が高まります。誰も何も良いことがありません。

なによりお客様へ迷惑が掛かります。非常にもったいないしとても辛いことです。

(何度か経験しましたが地獄の極みです・・・)

だが、しかし、アパレル業界って専門職以外でも属人化リスクが高いケースが結構ある・・・のではないでしょうか。特に営業や生産における部分で。

「共有」することの重要性

前にもこちらで記しましたが、私は10年以上前にマスコミ系企業からアパレル業界へ転職しました。

元々居たそのマスコミ系企業では、個人個人の仕事が全然違う中、チームで連携して動いていたので、とにかく「共有の徹底」が文化でした。

先輩から「自分がいなくても仕事が回るようにしておくことまでがあなたの仕事」と毎度強く言われており、アパレル業界へ転職し、その人しか知らないことが当たり前の属人化文化を目の当たりにして非常に驚いたことを覚えています。

ちなみに「共有の徹底」内容はこんな感じです。

1. 週一で課員(チームメンバー)全員に自身の今週のタスク(やるべきこと)とその期限、残業予定時間の共有を行う

2. スケジュールを常に全員へ共有する

3. 1. のタスクの進捗を常に共有する(当時はOutlookのタスクを使用)

4. 必要書類を共有フォルダに保存する(ローカルPCに保存しない)、その保存先を必ず共有する

5. メールを関係者全員にCCで共有する(グループアドレスを用いる)

6. トラブルが起きたら即座に上司や関係者に共有(報告)する

7. 困っていること、知恵を貸してほしいことをみんなに共有する(頻度週一)

8. 便利と思ったもの、役立ちそうなことを共有する(頻度週一)

9. 個人の目標や学びたいことを定期的に上司へ共有する

10. 何か思うことがあったら共有したい人に共有する(溜め込まない)

この中で特に私が良いなと思っていたのは1. です。

「今週国久は締め切りと会議準備が重なってしまい、毎日朝まで残業です・・・」

→「私手が空いているから手伝うよ」「それってこれと一緒にやっちゃえば?」「今やる必要ある?私から先方へ聞いてみるよ」みたいなやりとりがあります。

7. と8. も同時に行って、トラブルや必死にひとりで悩んでいたことが一瞬で解決することもたくさんありました。スキルアップにも繋がりました。

会議では発言しないことがNGだった為、積極的に話すことでチーム内のコミュニケーションが増え、良い関係性が構築でき、最強のチームになったと記憶しています。

また、諸々共有することで都度のタスク進捗確認時間が減り、業務効率化にも寄与していました。

アパレル業界の皆さん、そうは言っても難しいですよね、、、分かります

上記内容に関し、中には「えー、ホウレンソウ(報告・連絡・相談)だし、当たり前じゃない?」と思われる方もいらっしゃるかもしれません。

そうなんです!でも、アパレル業界では当たり前じゃないことの方が多いと感じています。(もちろんすべてではないですよ)

だって、とっても難しいんです。なぜなら、

・基本的にアナログ文化である

・品番単位で進行しプロセスがとても多いのでとにかく忙しく、タスク単位で共有する余裕はない

・個人ルールが多い(同じ会社でも人によってルールが違う、客先によって違うなど)

そうなんですよ。私が生産管理だった頃を思い出しても、上記1.・3.・4.・7.・8.は徹底出来ないと思います。(週一の自分のタスク共有、常に進捗共有、紙のデータ化・共有、困っていることや便利なナレッジの共有)

結局、企業(組織)がデジタル化と習慣化・ルール化の両方を推進しないとなかなか難しいんですよね。

デジタル化していないと効率的に共有できないし(つまり手間)、習慣化していないと忙しい時に怠ってしまいがちなのです。忙しい時ほどリスクは高まるのに・・・!

ある程度ルール化しないと共有する濃度など個人差も出てしまいますよね。

そんな中、昨今の働き方改革や人手不足によって属人化リスク対策(内部統制)やナレッジ・マネジメント(知識資産管理)を意識されている企業様も多いと思います。

デジタルツールを導入することで一気にルール化して運用する事で解決できることも多いと思います。しかし、これまでの業務にプラスαとなると、現場からそんなのできない!と反発が起きて結局頓挫、なんて事もあるのではないかと思います。

この流れで察した方もいらっしゃるかと思いますが、ここからとても大切なことを記しますね、、

AYATORIならアパレル業界の生産部分において

属人化リスクを削減と業務効率化に寄与出来ます。

なぜならコミュニケーションと必要情報が一元管理できるからです。

利用者様への操作サポートも全力で行います!

(詳細はお問合せください)

さいごに

ここで誤解して頂きたくないのですが、前述の「共有の徹底」を押し付けたい訳ではありません。

組織には組織のより良い方法があります。

一番は「起こるかもしれないリスク」をまず認識し、業務に負荷のない(要するに楽か合理的な)範囲で回避できればよいのです。

AYATORIがその一役を担えたら、そして、皆さまがより良いモノ作りに集中できるようになれたなら。

 

製造トラブルゼロを目指して、引き続き頑張ります。

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